Korábbi cikkünkben már írtunk arról, hogyan kerülheted el az EPTK buktatóit a fenntartási jelentések során.
Most tovább megyünk: nézzük meg, miért veszélyes a fenntartási időszak, és hogyan úszhatod meg büntetés nélkül!
A legnagyobb tévhit: a záró elszámolás után vége a projektnek
Sokan úgy gondolják, hogy a projekt a záró jelentéssel lezárul, és onnantól nincs több feladat. Ez óriási hiba. A fenntartási időszak kötelezettségei legalább annyira fontosak, mint a megvalósítás. Ha nem tartod be őket, könnyen elveszítheted mindazt, amiért évekig dolgoztál.
Mik a kötelezettségeid a fenntartási időszakban?
A Támogatási Szerződésed vagy Támogatói Okiratod pontosan tartalmazza az elvárásokat. Ezek pályázati felhívásonként eltérhetnek, de néhány tipikus vállalás:
- a projekt üzemeltetése és fenntartása a helyszínen,
- üzleti hasznosítás és árbevétel a fejlesztés eredményéből,
- disszemináció: publikációk, konferenciák, szakmai fórumokon való megjelenés,
- létszámtartás,
- kutatás-fejlesztési ráfordítások vállalása.
Egyetlen vállalás figyelmen kívül hagyása is súlyos következményekkel járhat.
Mire figyelj a túléléshez?
A legfontosabb, hogy soha ne hagyd az utolsó pillanatra a felkészülést: már a projekt futása közben érdemes feltérképezni, pontosan milyen fenntartási kötelezettségeid lesznek. Ugyanilyen lényeges a disszemináció előkészítése is, időben vedd fel a kapcsolatot a kiállításszervezőkkel, szakmai lapok szerkesztőségeivel vagy a konferenciák szervezőivel, hogy ne kapkodva kelljen megoldani a vállalásokat. A cégen belül jelölj ki felelősöket a különböző feladatokra: legyen, aki a publikációkat készíti, aki a partnerekkel egyeztet, és aki a szükséges dokumentációt összeállítja. Emellett ne feledkezz meg a folyamatos kommunikációról sem, ne csak a projektmenedzsereddel tartsd a kapcsolatot, hanem rendszeresen egyeztess a pályázatot kezelő Hivatallal is.
Összegzés: a fenntartás nem opcionális!
A fenntartási jelentések és kötelezettségek betartása nem adminisztrációs nyűg, hanem a támogatás megtartásának záloga. Ha nem figyelsz, nemcsak a támogatást bukhatod, hanem a cég hírnevét és stabilitását is.
Ne ess bele a legnagyobb hibába: ne gondold, hogy a záró elszámolás után minden véget ér. A projekt csak akkor zárul le igazán, ha a fenntartási időszakot is sikerrel teljesítetted!