És higgyük el: nem az a kérdés, hogy ráérünk-e még beküldeni, hanem az, hogy mennyire gördülékenyen ússzuk meg a folyamatot.
„Fenntartási jelentés” – sokan csak legyintenek, pedig…
…ez a pont az, ahol egy hibásan rögzített adat vagy egy elfelejtett csatolmány hetekre visszavetheti a projekt adminisztrációját. Az NKFIH ugyanis nem csak formailag nézi át az anyagokat: minden egyes mellékletet és mutatót a pályázat teljes életútjával vet össze. Ha valami nem stimmel, jön a hiánypótlás, és újabb köröket kell futni.
Az EPTK labirintusa
Az EPTK felületén a „Fenntartási jelentések” menüpont elsőre ártatlannak tűnik. Pár alapadat, pár kattintás. Aztán egyszer csak ott találjuk magunkat az „azonosító adatok” fülön, ahol a rendszer máris azt kérdezi: „Működőképességet alátámasztó dokumentum releváns?”
Spoiler: mindig releváns. És ha nem nevezzük el ugyanúgy a dokumentumot a feltöltésnél, mint ahogy az adatlapra írtuk, könnyen kaphatunk egy szigorú hiánypótlást.
Mi minden kerül ide?
A fenntartási jelentés nem egy egyszerű pipa a projekt lezárása után. Ide kell feltölteni:
- a disszeminációs tevékenység igazolásait,
- a pályázatból beszerzett eszközök fenntartásáról szóló dokumentumokat,
- és minden monitoring mutató tényadatait.
És persze mindennek összhangban kell lennie a csatolt fájlokkal. Ha egy mutató mást mutat, mint a mellékelt riport, azonnal szemet szúr a Hivatalnak.
Mi jön benyújtás után?
A beküldés nem a vége, csak a következő szint. Jön az elbírálás, majd sokszor a hiánypótlás. Az NKFIH segédlete részletesen leírja, hogyan kell ilyenkor korrigálni - érdemes kéznél tartani, mert a folyamat nem ad teret improvizációnak.
Hogyan lehet ebből győztesen kijönni?
- Ne hagyd az utolsó pillanatra. Az adatok ellenőrzése több időt visz el, mint a rögzítés.
- Legyen rend a dokumentumok között. Azonos elnevezések, jól átlátható mappastruktúra – hiánypótlások 80%-a emiatt válik szükségessé.
- Gondolkodj a Hivatal eszével. Ha te lennél az ellenőr, mennyire lenne világos, amit beküldtél?
A fenntartási jelentés tehát nem adminisztratív apróság: ez az a dokumentum, ami bizonyítja, hogy a projekted a fenntartási időszakban is megfelel a pályázati előírásoknak. És aki ebben hibázik, az nemcsak kellemetlenséget, hanem pénzügyi következményeket is kockáztat.
További információért, tanácsadásért töltsd ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.