A kedvezményezetteknek a projekt teljes életciklusa alatt számolniuk kell ellenőrzésekkel is, amelyek célja annak vizsgálata, hogy a fejlesztés a pályázatban, a Támogatói Okiratban és a vonatkozó szabályokban foglaltak szerint valósult-e meg.
Mire szolgál a helyszíni ellenőrzés?
A helyszíni ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a támogatott fejlesztés valóban a vállalt tartalommal, szabályszerűen és igazolható módon valósult-e meg. Ez nemcsak a projekt fizikai megvalósítását jelenti, hanem a dokumentáció, a beszerzések, a számlák, a teljesítésigazolások, az eszközök és a vállalt kötelezettségek ellenőrzését is.
Fontos, hogy a Támogatói Okirat aláírásával a Kedvezményezett vállalja: a projekt megvalósítása és fenntartása során lehetővé teszi az ellenőrzések lefolytatását.
Milyen típusú ellenőrzések lehetnek?
A projekt életciklusának különböző szakaszaiban többféle helyszíni ellenőrzésre kerülhet sor.
- Közbenső helyszíni ellenőrzés a projekt megvalósítása közben történhet. Ilyenkor azt vizsgálják, hogy a fejlesztés a terveknek megfelelően halad-e, illetve a támogatás felhasználása szabályszerű-e.
- Záró helyszíni ellenőrzésre a projekt lezárása előtt kerülhet sor. Ennek célja a fejlesztés teljes körű megvalósulásának vizsgálata.
- Fenntartási helyszíni ellenőrzés a fenntartási időszak alatt történhet. Ebben az esetben azt ellenőrzik, hogy a kedvezményezett továbbra is teljesíti-e a vállalt kötelezettségeket.
- Rendkívüli helyszíni ellenőrzésre indokolt esetben, speciális körülmények vagy beérkezett információk alapján kerülhet sor.
Hogyan indul az ellenőrzés?
Az ellenőrzés általában előzetes kapcsolatfelvétellel kezdődik. A Magyar Gazdaságfejlesztési Ügynökség (MGFÜ) munkatársa elektronikus úton keresi meg a Kedvezményezettet, és egyezteti a helyszíni ellenőrzés időpontját. Az egyeztetés során arról is tájékoztatást adnak, hogy az ellenőrzésen milyen dokumentumokat kell bemutatni.
A helyszíni ellenőrzést az MGFÜ részéről legalább két munkatárs végzi. Az ellenőrök a helyszínen bemutatják megbízólevelüket, amelynek egy példányát átadják a Kedvezményezett részére.
Milyen dokumentumokra lehet szükség?
A bemutatandó dokumentumok köre projektenként eltérhet, de jellemzően az alábbi iratokra lehet szükség:
- az aláírásra jogosult személy hiteles aláírási címpéldánya vagy aláírás-mintája,
- meghatalmazás, ha nem az aláírásra jogosult személy képviseli a Kedvezményezettet,
- 30 napnál nem régebbi hiteles cégkivonat,
- a megvalósítási helyszínhez kapcsolódó tulajdoni lap, bérleti szerződés vagy tulajdonosi hozzájárulás,
- könyvelési dokumentumok, például főkönyvi kivonat vagy eszköznyilvántartás,
- szükséges hatósági engedélyek vagy bejelentések,
- a projekt megvalósításához kapcsolódó dokumentumok, például árajánlatok, szerződések, számlák, banki bizonylatok és teljesítésigazolások.
Érdemes már a projekt megvalósítása során rendszerezni ezeket az anyagokat, mert egy ellenőrzésnél nemcsak az a fontos, hogy a fejlesztés megvalósult, hanem az is, hogy ez megfelelően alátámasztható legyen.
Az eszközöket és fejlesztéseket is ellenőrzik
A dokumentumok áttekintését követően az ellenőrök megvizsgálják a támogatásból beszerzett eszközöket, illetve a megvalósított fejlesztéseket. Ennek során kérhetik például az üzembe helyezési dokumentumok vagy garanciajegyek bemutatását is. Az ellenőrzés részeként fénykép- és videófelvétel készülhet, ezért fontos, hogy a beszerzett eszközök a megvalósítási helyszínen azonosíthatók és ellenőrizhetők legyenek.
Jegyzőkönyv és hiánypótlás
Az ellenőrzés végén jegyzőkönyv készül. Ebben rögzítik az elvégzett ellenőrzések leírását, az ellenőrzés megállapításait, a Kedvezményezett esetleges észrevételeit, valamint szükség esetén a hiánypótlási feladatokat és határidőket. A jegyzőkönyvet a helyszínen mindkét fél aláírja, és legalább két példányban készül. Az egyik példány a Kedvezményezettnél marad.
Amennyiben a jegyzőkönyvben rögzített hiánypótlást nem, vagy nem megfelelő tartalommal nyújtják be, az a megítélt támogatási összeg csökkentését, súlyos esetben pedig a Támogatói Okirat visszavonását is eredményezheti.
Mire érdemes figyelni?
A helyszíni ellenőrzésre való felkészülés legfontosabb eleme a rendezett projektadminisztráció.
A Kedvezményezettnek célszerű folyamatosan nyilvántartani a projekt dokumentumait, elkülönítetten kezelni a támogatáshoz kapcsolódó bizonylatokat, megőrizni a beszerzési dokumentációt, valamint gondoskodni arról, hogy a vállalt fejlesztések és eszközök a projekt előírásainak megfelelően rendelkezésre álljanak.
Sikeres helyszíni ellenőrzés esetén az MGFÜ kiállítja a szükséges teljesítésigazolást. Ezt követően a projekt a fenntartási időszakba lép, amely alatt továbbra is biztosítani kell a vállalt kötelezettségek teljesülését.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.