„Akkor most tényleg kell ez a jelenléti ív is? Nem elég a bérjegyzék?” - hangzik el gyakran a kérdés, amikor kutatás-fejlesztési projektek elszámolásáról esik szó. A válasz egyszerű: nemhogy kell, de ha rosszul csinálod, egy több százmilliós projekt is veszélybe kerülhet.
Mi az a projekt jelenléti ív, és miért létfontosságú?
A projekt jelenléti ív nem egy újabb Excel a fiók mélyéről. Ez egy olyan munkaidő-nyilvántartási dokumentum, ami többet tud bármi másnál: megmutatja, hogy egy munkavállaló mikor dolgozott, és ami még fontosabb: melyik napon hány órát fordított a támogatott projektre. Nem általánosan, nem „nagyjából”, hanem tételesen, napra pontosan. Ez nem ajánlott, hanem kötelező, minden olyan pályázat esetén, ahol bérköltséget szeretnél elszámolni.
Miért nem elég a bérkarton?
Egyszerű az oka: mert nem azt mutatja, amit kell.
A munkaidő-nyilvántartás azt, hogy ki mikor volt jelen, mikor szabadságon, betegállományban vagy home office-ban. A bérkarton azt, hogy mennyit fizettél. De egyik sem árulja el, mennyit dolgozott a kolléga konkrétan a projekteden.
A projekt jelenléti ív az egyetlen, ami megmutatja: „Ezen a napon, ennyi órát dolgozott a munkavállaló a támogatott projekten.”.
Tudtad? Volt olyan ellenőrzés, ahol csak a projekt jelenléti ív hibája miatt visszakérték a támogatás 100%-át. Nem hiányzott számla, nem volt csalás. Csak egy adminisztratív hiba, amit nem sikerült javítani, és elvitt mindent.
Mire való, és miért ilyen szigorúak az ellenőrök?
Mert már mindent láttak.
Fiktív munkaidők, háromhavi jelenléti ív egy délután alatt kitöltve, projektórák hétvégére, aláírás nélkül. Aki azt hiszi, hogy úgyse nézik meg részletesen, az vagy kezdő vagy vakmerő.
Ha a három fő dokumentum - munkaidő-nyilvántartás, bérkarton, jelenléti ív - akár egy ponton is eltér, az azonnal gyanút kelt.
Ezért kell, hogy ez a három dokumentum száz százalékban egyezzen. Napra, órára, aláírásra pontosan.
Mi kell egy jól vezetett jelenléti ívbe?
A szabályok világosak, a feladat pontos adminisztrációt kíván, semmi többet.
Kellenek az alapadatok: projektazonosító, munkavállaló neve, munkáltató neve, munkavégzés helye, elszámolási időszak. Napi bontásban, a hivatalos munkaidő-naptár alapján, nem saját fejből. Ha egy nap munkaszüneti napra esik, akkor azon nem lehet nyolc órát beírni.
A projektre fordított munkaidőt is fel kell tüntetni, de nem úgy, hogy hónap végén beírok egy nagyjából 80 órát. Nem lehet hasraütés-szerűen becsülni. Minden egyes napra pontosan fel kell vezetni, hogy az adott munkavállaló mennyi időt töltött a projekt feladataival. Ez nem egy emlékeztető lista, ez hivatalos dokumentum, elszámolási bizonylat, amit egy ellenőr pontról pontra átnézhet.
Végül: az aláírás. Mindkettő. A munkavállalóé és a projektvezetőé. És igen, a dátum is kell rá, mert nélküle a dokumentum érvénytelen.
Tippek a kitöltéshez
Írd be a szakmai feladatokat is. Igen, naponta. Pár mondat elég, az is rengeteget számít, így később nem kell külön szakmai beszámolót készíteni.
A munkaidő-naptár a barátod. Tartsd nyitva, abból indulj ki. Ne írj be projektidőt ünnepnapra, ha nem volt rá külön engedélyezett túlóra. És a végén? Számolj! Hány munkaóra volt, abból mennyi projektes, és mennyi az arány? Ezeket nem csak azért kérik, mert szeretik a számokat, hanem mert ebből számolják a támogatást.
És végül: mindennek stimmelnie kell. A jelenléti ív, a munkaidő-nyilvántartás és a bérkarton együtt áll vagy bukik.
GYIK - mert te is ezt fogod kérdezni
- Minden napra kell írni valamit? Igen. A napi bontás és tevékenység rögzítése nemcsak elvárás, hanem kulcseleme a projektidő igazolásának. Nélküle könnyen jöhet a hiánypótlás vagy a kizárás.
- Dolgozhatok home office-ból? Általában nem. A támogatott projekt elszámolása jellemzően a hivatalos munkavégzési helyhez vagy a távmunkaként bejelentett tevékenységhez kötött. Ha a munkavállaló otthon dolgozik, csak akkor fogadható el, ha ez megfelel a foglalkoztatási és projektfeltételeknek - és szerepel is a dokumentumban.
- Elég, ha csak a projektvezető írja alá? Nem. A munkavállaló aláírása szintén kötelező. Ha bármelyik hiányzik, a dokumentum formailag hibásnak minősül, és nem fogják elfogadni addig, amíg nem pótolod.
További információért, tanácsadásért töltsd ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.