A projekt megvalósítása során azonban nemcsak az alapadatokban következhet be változás. Szükségessé válhat például a műszaki-szakmai tartalom, a megvalósítási helyszín, a költségvetés vagy az ütemezés módosítása is. Ezeket a módosítási igényeket szintén jelezni kell a Közreműködő Szervezet felé, elektronikus úton benyújtott kérelem formájában.
A módosítási igények két fő típusa
A projektet érintő módosítások alapvetően két csoportba sorolhatók:
- változásbejelentés;
- szerződésmódosítás.
Azt, hogy egy adott módosítás melyik kategóriába tartozik, általában a Közreműködő Szervezet belső szabályzata határozza meg.
Mely esetek tartoznak jellemzően a változásbejelentéshez?
Változásbejelentésre lehet szükség többek között:
- az alapadatok, például a hivatalos képviselő vagy a székhely megváltozása esetén;
- a kapcsolattartó vagy a projektvezető személyének változásakor;
- a szállító módosításakor.
Mikor lehet szükség szerződésmódosításra?
Szerződésmódosítást indokolhat például:
- a projekt műszaki-szakmai tartalmának módosítása;
- a költségsorok közötti átcsoportosítás;
- a megvalósítási időszak módosítása vagy valamely mérföldkő átütemezése.
A jóváhagyott szerződésmódosítás – ahogyan azt az elnevezése is mutatja – a Támogatási Szerződés (továbbiakban: TSZ) vagy a Támogatói Okirat (továbbiakban: TO) módosításával jár. Ilyenkor egy új TSZ vagy TO lép hatályba, a korábbi változat pedig hatályát veszti.
A változásbejelentés elfogadása ezzel szemben nem eredményezi új TSZ vagy TO hatálybalépését. Ebben az esetben a megváltozott adatokat az EPTK felületén vezetik át, amelyről a Kedvezményezett rendszerüzenetben kap értesítést.
Hol és hogyan nyújtható be a módosítási igény?
A változásbejelentést vagy szerződésmódosítási kérelmet a Kedvezményezett és a Közreműködő Szervezet közötti kapcsolattartásra szolgáló EPTK felületen kell benyújtani.
A benyújtás előtt célszerű a tervezett módosítást részletesen átgondolni és megfelelően kidolgozni. A projekt megvalósítása során érdemes arra törekedni, hogy a szükséges változtatásokat minél kevesebb módosítási igény keretében nyújtsuk be.
Ennek során figyelembe kell venni egyrészt a Közreműködő Szervezet leterheltségét, másrészt azt, hogy egy már benyújtott módosítási igény elbírálásáig újabb módosítási kérelem nem nyújtható be. Emellett a folyamatban lévő módosítás elbírálásáig a benyújtott kifizetési igénylés sem bírálható el.
Az indoklás és az alátámasztó dokumentumok jelentősége
A módosítás szükségességét minden esetben részletesen meg kell indokolni, és az igényt releváns dokumentumokkal is alá kell támasztani. Ezeket a dokumentumokat szintén az EPTK felületén keresztül kell benyújtani.
Új hivatalos képviselő bejelentése esetén például aláírási címpéldányra, szállítóváltás esetén pedig a módosításhoz kapcsolódó árajánlatra lehet szükség.
Amennyiben egy költségsoron az eredetileg tervezettnél magasabb kiadás merül fel, és annak finanszírozásához költségsorok közötti átcsoportosítást szeretnénk kezdeményezni, a megnövekedett összeget megkötött szerződéssel vagy legalább árajánlattal szükséges alátámasztani.
A műszaki-szakmai tartalmat érintő módosításoknál fontos szempont, hogy a projekt eredeti célja továbbra is változatlan maradjon. A műszaki-szakmai tartalom csökkentése ugyanakkor a megítélt támogatási összeg arányos csökkentésével is járhat.
Mennyi idő alatt bírálják el a módosítási igényt?
A módosítási kérelmek elbírálási ideje esetenként eltérő lehet. Ha az eljárás során hiánypótlás válik szükségessé, a Közreműködő Szervezet az EPTK felületén keresztül értesíti a Kedvezményezettet a benyújtandó dokumentumokról, az elvégzendő feladatokról és a teljesítés határidejéről.
A Kedvezményezett az elbírálás eredményéről szintén az EPTK rendszeren keresztül kap tájékoztatást.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.