Miért fontos ez neked?
Ha hazai vagy EU-s támogatást nyertél, szinte garantált, hogy előbb-utóbb beállítanak hozzád ellenőrizni. Nem, ez nem csak papírtologatás: a projekt szakmai és pénzügyi teljesítését egyaránt górcső alá veszik. És hidd el, nem mindegy, hogy egy nyugodt „szép munka, gratulálunk” mosollyal vagy egy vastag hiánypótlási listával távoznak.
Képzeld el a következő helyzetet: Csengetnek. Az ajtóban két hivatalos személy, dossziéval és laptopokkal. Nem a NAV, de majdnem olyan érzés. Tudod, hogy van mindenről dokumentumod… valahol. De most hirtelen nem találod. Az ellenőr vár. Te keresel. A levegő kezd feszültté válni. Ismerős?
Ezért kell előre felkészülni. A helyszíni ellenőrzés ugyanis nem meglepetés bulira érkezik - kapsz időpontot és listát is arról, mit kérnek majd. A trükk: ne csak pipáld ki a listát, hanem add el a projektedet.
A helyszíni ellenőrzés menete röviden
- Első kapcsolatfelvétel: általában telefonon egyeztetnek időpontot, majd hivatalos értesítést küldenek a időpontról és a szükséges dokumentumokról.
- Az ellenőrzés napja: az ellenőrök a helyszínen átnézik a pénzügyi és szakmai dokumentációt, bejárják a projekt megvalósítási helyszínét, és fotódokumentációt készítenek.
- Zárás: jegyzőkönyv készül, amelyet a hivatalos képviselő vagy meghatalmazott ír alá. Hiányosság esetén hiánypótlást rendelhetnek el.
Az első benyomás mindent visz
Egy helyszíni ellenőrzést sosem érdemes félvállról venni, hiszen az első benyomás itt is mindent visz. Az ellenőrök is emberek: ha azt látják, hogy minden átlátható és profin előkészített, sokkal nagyobb eséllyel zárják „jó szájízzel” a jegyzőkönyvet. És ne feledd, ilyenkor tényleg a pénz a tét - egy-egy hiányosság visszafizetést vagy szankciót is maga után vonhat, ami bármely költségvetést könnyen felboríthat. Végül pedig ott a nyugalom: ha tudod, hogy minden rendben van, nem kell a látogatás napján kapkodnod vagy aggódnod, és ez már önmagában is megfizethetetlen.
Hogyan készülj fel úgy, hogy öröm legyen ellenőrizni téged?
- Mutasd a profizmust már az első percben: Biztosíts megfelelő, nyugodt helyet az ellenőröknek, technikai háttérrel (pl. nyomtató, internet). Egy rendezett, felkészült környezet azonnal jó benyomást kelt.
- Legyen minden dokumentum kéznél, eredetiben és rendszerezve: Szerződések, megrendelések, teljesítésigazolások, számlák, bérjegyzékek, jelenléti ívek, kifizetést igazoló bizonylatok.
- Meséld el a projekt történetét: Készülj egy rövid prezentációval: honnan indultatok, hol tartotok, milyen eredményeket értetek el. Ez nem kötelező, de sokkal professzionálisabb képet mutat, mint ha csak „papírt” adnál át.
- Szakmai kérdésekre is legyen válasz: A projekt célja, célcsoportja, várható hatása, üzleti hasznosítása - ezek mind előkerülhetnek. Ha kutatás, fejlesztés, tesztelés történt, akkor legyenek előkészítve a szakmai anyagok (pl. kutatási jegyzőkönyvek, tesztelési dokumentáció).
- Legyen jelen a kulcsember: A szakmai vezető (projektvezető) személyes jelenléte szinte kötelező. Ha nem tud minden kulcsszereplő ott lenni, legalább telefonon legyenek elérhetőek (pl. könyvelő, bérszámfejtő).
- Jogosultság igazolása a helyszínre: Saját tulajdon esetén 30 napnál nem régebbi tulajdoni lap, bérleménynél érvényes bérleti szerződés + tulajdonosi hozzájárulás.
- Készülj a helyszíni bejárásra: Az ellenőr megnézheti a projekt keretében beszerzett tárgyi eszközöket, helyszíneket. Győződj meg róla, hogy minden a helyén van és dokumentálható.
- Könyvelés, eszközkartonok, indikátorok: elkülönített projektkönyvelés főkönyvi kivonattal, eszközaktiválási dokumentumok, eszközkartonok. Fenntartási időszakban vállalt vs. teljesült indikátorok bemutatása.
- Zárás és utánkövetés: Jegyezd fel az ellenőrök észrevételeit, és a hiánypótlásokat időben teljesítsd. Gyors reakcióval elkerülheted a szankciókat.
Mi történik, ha hibát találnak?
Ne pánikolj. A legtöbb esetben hiánypótlást kapsz. Itt a kulcs: tartsd a határidőt. Ha gyorsan és pontosan reagálsz, sok kellemetlenségtől megkíméled magad.
Zárszó
A helyszíni ellenőrzés nem ellenség, hanem lehetőség: megmutathatod, hogy a támogatást felelősen, átgondoltan és hatékonyan használtad fel.
És hidd el, az a pillanat, amikor az ellenőr mosolyogva kezet ráz a végén, megéri az összes előkészületet.
További információért, tanácsadásért töltsd ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.