Jól ismert költségvetési tétel
A pályázati felhívásokban meghatározott elszámolható költségek közül az anyagköltség talán az egyik legegyértelműbb kategória: a különböző konstrukciókban jellemzően ugyanazt értik alatta, és a pályázók számára is jól ismert költségtípusról van szó.
A projekt előkészítésekor, vagyis a támogatási kérelem összeállítása során az anyagköltségeket általában nem szükséges árajánlatokkal alátámasztani. Az esetek többségében a várható anyagköltség teljes összege egyetlen költségvetési tételként kerül rögzítésre a pályázati felületen.
A pályázat benyújtásakor ezért elegendő költségbecslést készíteni a várható anyagszükségletről, az árak meghatározása érdekében azonban ebben az esetben is szükséges tájékozódni a piacon. Érdemes megőrizni az árak alátámasztására szolgáló weboldalak és internetes ajánlatok hivatkozásait is, mivel a bírálók ellenőrzés céljából bekérhetik ezeket annak igazolására, hogy az adott anyag a költségvetés készítésekor valóban a megjelölt áron volt beszerezhető. A megvalósítás során történő elszámoláshoz rendelkezésre kell állnia a beszerzést alátámasztó nyertes ajánlatnak, a megrendelésnek és annak visszaigazolásának, a számlának, a szállítólevélnek, valamint a kifizetést igazoló bankkivonatnak.
Anyagköltségként számolhatók el többek között:
- az előzetes vizsgálatokhoz szükséges anyagok, segédanyagok és hatóanyagok;
- a prototípusokba beépülő anyagok, például fémek, műanyagok, elektronikai alkatrészek vagy csavarok;
- a teszteléshez felhasznált anyagok, például üzemanyagok, indikátorok vagy vegyszerek;
- a vizsgálatok és tesztek során megsemmisülő anyagok.
Bizonyos beszerzéseknél ugyanakkor érdemes különösen körültekintően eljárni, mivel a nem megfelelően dokumentált tételek könnyen felkelthetik az ellenőrök figyelmét. A nagyobb értékű anyagbeszerzéseknél célszerű több ajánlatot bekérni és piacfelmérést készíteni. Bár a „nagyobb érték” minden vállalkozásnál mást jelenthet, a több millió forintos tételek esetében mindenképpen indokolt az elővigyázatosság.
Vezessünk Excel-nyilvántartást!
Az elszámolások elkészítését és az ellenőrzések lefolytatását is jelentősen megkönnyítheti, ha a projekt során beszerzett és felhasznált anyagokról folyamatos Excel-nyilvántartást vezetünk. Ez nemcsak az anyagok mozgásának és felhasználásának belső követését teszi egyszerűbbé, hanem a helyszíni ellenőrzés során is könnyen áttekinthető és értelmezhető dokumentumként szolgálhat.
A nyilvántartásban fel kell tüntetni a költségszámlák teljes tartalmát, így a szállító nevét, a számla számát és dátumait, valamint a számlán szereplő tételeket, azok mennyiségét és értékét. Emellett azt is egyértelműen be kell mutatni, hogy az egyes számlákon szereplő anyagok közül melyek, milyen mennyiségben és milyen értékben kerültek felhasználásra a projekt keretében.
Ellenőrizzük a beszerzési szabályzatot!
A megfelelő dokumentálás mellett érdemes áttekinteni a vállalkozás belső beszerzési szabályzatát is. Így elkerülhetők azok az ellentmondások, amelyek például abból adódhatnak, hogy a szabályzat legalább két ajánlat bekérését írja elő a beszerzés jóváhagyásához, miközben az adott pályázati tételhez nem szereztünk be ajánlatokat.
Amennyiben a vállalkozás kizárólag minősített beszállítókkal működik együtt, az ajánlatok hiányát indokolhatja a minősített beszállítók listájának, valamint a beszállítók minősítési folyamatához kapcsolódó hivatalos dokumentumoknak a bemutatása.
A fenti szempontok betartásával – akár egy egyszerűbb fejlesztésről, akár egy jelentős költségvetésű kutatás-fejlesztési projektről van szó – az anyagköltségek elszámolása várhatóan nem okoz különösebb nehézséget. A megfelelő nyilvántartás és dokumentáció ráadásul a projekt adminisztrációját is egyszerűbbé teheti.
További információért, tanácsadásért töltse ki a kapcsolatfelvételi űrlapunkat.